受付の仕事とは

受付という仕事は、事務職のなかでも華やかな仕事としてしられていますよね。会社の顔として、またはそのオフィスビルや施設の顔としての役割もあり、ただの事務職として片付けられない面もありつつ、事務職の基本はすべて網羅していないとならない、二面性を持つ仕事でもあります。秘書的な業務や電話でのやり取り、言葉づかいなど、外部と内部との橋渡し役をつとめたり、マルチタスクを一度にこなしたりする才能もあったらいいでしょう。もともとの素質というのもありますが、それ以上に声や身だしなみ、容姿も重要な要素です。企業としてもその企業イメージに合った人、当然ビジネス上適切な対応をとる事が出来る人を求めていますので、企業が何を求めているのかを察し、それに合わせていく努力が必要になるでしょう。容姿うんぬんよりも、清潔感や、好感度のほうが大事ですので、イベントコンパニオンとはまた違う感覚でいたほうがいいでしょう。なによりも企業イメージが大事です。そして受付のなかでも一人体制のところと、数人体制のところがありますので、数人体制のところは連携と、常に連絡が行き渡っていることが非常に大事になりますので、コミュニケーションを忘れないようにしましょう。

受付の常識

受付受付はただ座っているだけでいいというような誤った考え方もありますが、アポイントが集中する午後や、各部署へ電話をつないだり、また時間のあるときは総務、人事などの仕事を手伝うこともあり、非常に忙しいものです。いちおう受付は必要ということで、あまり来客のない会社でも受付をおいていることがありましたが、いまではそういったことも過去のことになり、景気の低迷とともに、受付の仕事は減っていっていて、業務のすくない受付の仕事のポジションはまずないといってもいいでしょう。機転が利くようなタイプで、マルチタスクをこなせるような方は非常に忙しい受付でも対応することができます。いくつもの連絡が交差するなかでそれを早く、確実に処理することが大事です。また頻繁に来客する方の顔と名前くらいはすぐに覚えて、名詞を貰わずとも、確認をしなくても対応できるようにしましょう。記憶力にすこし自信がないという方は、頻繁にメモをとる事が大事です。外部の方にも内部の方にも失礼がないように、常に気を張っていること、また常に見られていることなどを意識しつつ、適切に業務をすすめていくといいでしょう。慣れて来ると、多少気を抜けるタイミングも分かるようになります。

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